Heeft u ooit op het einde van de werkdag op de klok gekeken en het gevoel gehad dat u gewoon niet genoeg gedaan kreeg? Werkt u ‘s avonds en in het weekend extra uren en slaagt u er toch niet in uw doelstellingen te halen? Hoe komt het dat u nog niet ontdekt hebt hoe u efficiënter op het werk kunt zijn?
Het ontwikkelen van een meer gestroomlijnde en effectieve manier om uw werkgerelateerde taken te beheren maakt u niet alleen productiever – het geeft u ook meer vrije tijd om te besteden hoe u wilt, of u nu uzelf verbetert of ontspant.
Wat is werk efficiëntie?
Werkefficiëntie is het vermogen om het meeste resultaat te halen uit de minst mogelijke input. Het betekent meer doen met minder. Slimmer werken, niet harder. Wanneer je de efficiëntie verbetert, ben je in staat om een grotere output te halen uit dezelfde hoeveelheid input – of zelfs minder. Voor werknemers betekent dit dat ze meer gedaan kunnen krijgen in een beperkte hoeveelheid tijd: de werkdag.
U kunt de werkefficiëntie berekenen met deze formule: output / input = efficiëntie. De output in de formule is het standaard aantal arbeidsuren. De input is het werkelijke aantal uren dat u of uw werknemers hebben gewerkt. Vervolgens vermenigvuldigt u dit met 100 om een percentage te krijgen. Dat is uw werkefficiëntie.
Mythen over arbeidsefficiëntie
Onze overtuigingen over productiviteit en werkefficiëntie kunnen ons ervan weerhouden onze doelstellingen te bereiken. Om de efficiëntie te verbeteren, moet u niet langer in deze drie veel voorkomende mythes trappen.
Druk is gelijk aan productief
Onze maatschappij is een “cult van het drukke” die ons heeft geleerd te denken dat we productief zijn als we voortdurend met iets bezig zijn. Maar bedolven zijn onder een stapel taken die geen teken van vermindering vertoont, is niet de manier om de efficiëntie te verbeteren. Verwar beweging niet langer met prestatie en begin prioriteiten te stellen. Echte productiviteit is het bereiken van de gewenste resultaten met minder moeite en tijd.
Multitasking is een must
Multitasken is geen must – het is een mythe. De waarheid is dat als je alles tegelijk doet, je eigenlijk helemaal niet veel doet. “Waar focus is, stroomt energie” – en multitasken verbreekt die focus zodat je energie in alle verschillende richtingen stroomt. Het is veel efficiënter om je volledige aandacht te geven aan één taak tegelijk, in volgorde van prioriteit.
Thuiswerken is minder efficiënt
Thuiswerken zit in de lift – en sommige werknemers voelen zich meer afgeleid en minder productief. Op de lange termijn zal het loslaten van starre 9-tot-5-roosters en lange woon-werkverkeer leiden tot meer efficiëntie op het werk, niet minder. De sleutel hier is het creëren van een omgeving met zo weinig mogelijk afleiding en het doorbreken van slechte gewoontes die uw productiviteit verminderen.
Hoe kan ik efficiënter zijn op het werk?
Elk zelfverbeteringsplan vergt tijd en toewijding om uit te voeren, en efficiënt leren werken is niet anders. U bent in wezen nieuwe gewoonten aan het vormen die zullen bijdragen aan uw productiviteit in plaats van er afbreuk aan te doen. Hier zijn enkele strategieën om u op weg te helpen:
1. Stel redelijke doelen
Doelen stellen is essentieel voor succes. We kunnen doelen stellen om onze paden vorm te geven – dit kan een effectieve manier zijn om efficiënter te werken. Helaas kan het zijn dat we geen realistische deadlines aan die doelen hebben gekoppeld – of dat we te hoog gegrepen hebben. Aantrekkelijke doelen zijn belangrijk, maar je moet ook inschatten hoeveel tijd en middelen je doel(en) vergt. We denken vaak dat we van stap A naar Z kunnen gaan om ons doel te bereiken, terwijl er in werkelijkheid een heleboel stappen tussen zitten waar rekening mee moet worden gehouden. Houd je einddoel (Z) in gedachten, maar overschat niet het belang van stappen B, C, D enzovoort.
Het stellen van redelijke doelen helpt je ook om je te concentreren op het doel zelf en het gewenste resultaat. Als je doel te hoog gegrepen is om te bereiken of niet gedefinieerd is, kun je het niet verduidelijken of je gedachten en inspanningen er niet goed op richten.
2. Pas uw tijdmanagement aan
Als u het gevoel hebt dat u bedolven wordt onder het werk, van taak naar taak springt zonder duidelijke strategie of worstelt met de efficiëntie van uw werk, moet u misschien uw vaardigheden op het gebied van timemanagement verfijnen. Maak uzelf vertrouwd met processen zoals chunking om taken te groeperen op basis van resultaat zodat u zich minder overweldigd en meer georganiseerd voelt.
Als u bijvoorbeeld uw dag indeelt door taken als het beantwoorden van e-mails en het opvolgen van telefoongesprekken in groepen te verdelen, plaats die dan aan het begin wanneer u frisser bent, en verplaats boodschappen waar u niet lang over hoeft na te denken, zoals het halen van dierenvoeding, naar het einde.
Wanneer u de efficiëntie verbetert door middel van tijdmanagementvaardigheden, vermindert u stress en krijgt u meer dingen gedaan, waardoor u een lus creëert die u in staat stelt om nog meer te bereiken.
3. Dump uw digitale apparaten
We zitten het grootste deel van de dag naar een of ander scherm te staren. Hoewel het gebruik van een computer een onderdeel van uw werk kan zijn, kunnen digitale apparaten een grote afleiding zijn en social media platforms kunnen zelfs schadelijk zijn voor uw gezondheid. Verbeter uw werkefficiëntie door afstand te nemen van uw smartphone of computer. Maak schriftelijke aantekeningen tijdens een vergadering en kijk of uw gedachten vrijer stromen.
Er is niets inherent mis met digitale apparaten, maar door uzelf een kleine pauze te gunnen van uw normale processen, kunt u uw geest uitdagen om op nieuwe, productieve manieren te werken. Misschien merk je dat je geheugen verbetert als je iets met de hand opschrijft in plaats van het te typen.
Als u wordt afgeleid door sociale media of andere sites, maar uw computer nog steeds nodig hebt om uw werk te doen, kunt u de verbinding met internet verbreken of overwegen een productiviteitsapp voor uw browser te downloaden die alleen toegang biedt tot werkgerelateerde sites. Als u niet gemakkelijk naar Facebook of een andere afleidende site kunt gaan, kunt u zich concentreren op de taak die u moet uitvoeren en de efficiëntie aanzienlijk verhogen. Je telefoon uit het zicht en op stil zetten terwijl je aan een project werkt, is een andere manier om de efficiëntie op het werk te verbeteren – denk aan alles wat je kunt doen zonder door mobiele apps te scrollen of in de verleiding te komen om weekendplannen met je vrienden en geliefden te bespreken.
4. Leer om “Nee” te zeggen
Of het nu is omdat we druk voelen van onszelf of van de mensen om ons heen, we nemen soms taken op ons die we niet hoeven te doen. We willen zo graag bewijzen dat we kunnen multitasken dat we taken op ons nemen die we net zo goed aan anderen kunnen delegeren. We associëren het woord “Nee” met gemiste kansen of mislukking, maar dat is helemaal niet het geval.
Leer nee te zeggen als je bord al vol is of als je geen interesse hebt in een taak. Als u kleinere taken kunt delegeren aan mensen om u heen, doe dat dan. Door uw agenda vrij te maken, kunt u zich beter concentreren op opdrachten die echt belangrijk voor u zijn en kunt u efficiënter werken.
hoe kan ik efficiënter zijn?
5. Neem pauzes
Zit je vast aan een idee? Heb je het gevoel dat je zoveel werk hebt dat je niet weet waar je moet beginnen? Je zorgen maken dat je te veel te doen hebt kan een eigen soort mentale wegversperring creëren. Voor je het weet, ben je een dag aan het piekeren over wat je eerst moet doen of hoe je het gedaan krijgt. Dat is een snelle manier om niets gedaan te krijgen.
Als uw aandacht blijft hangen op een project waar u geen vooruitgang in kunt boeken, raakt uw energie geblokkeerd en komt uw werkefficiëntie tot stilstand. Neem een pauze. Doe iets wat helemaal niets te maken heeft met de taak die voor je ligt. Ga een eindje wandelen. Doe wat yoga. Luister naar muziek. Door je focus te veranderen, kun je je toestand veranderen, zodat je, wanneer je weer aan het werk gaat, je verfrist voelt en klaar om je project met nieuwe ogen aan te pakken. Bouw tijdens je werkdag meerdere pauzes in om jezelf de tijd te geven om te ontspannen en te hergroeperen en je zult zien dat je werk vanzelf efficiënter wordt.